Slik sikrer dere krav når kunden ber om noe annet enn det som var avtalt

Dere har inngått en kontrakt om elektroarbeider i forbindelse med oppføringen av et nybygg. Plutselig ber kunden om flere stikkontakter, en annen plassering av armaturer eller et nytt lysstyringssystem. Arbeidet bør starte raskt for å unngå forsinkelser, og dere blir enige om en praktisk og god løsning på byggeplassen.

Først senere viser det seg at løsningen krever mer materiell, flere timer og lengre tid enn forutsatt, og partene er uenige om hvem som må ta regningen. Dette er en tenkt, men typisk situasjon i byggeprosjekter.

Preklusive frister

De vanlige kontraktsstandardene har preklusive frister knyttet til varsling av endringer og krav om mer penger og mer tid. Fristene er normalt strenge, i den forstand at det må varsles raskt. At fristene er preklusive, betyr at kravet kan gå tapt hvis det ikke varsles innen fristen. Uten tidlig og tydelig varsling og tilstrekkelig dokumentasjon på merkostnader og forsinkelser kan det bli vanskelig å få betalt for merkostnader eller få fristforlengelse. God endringshåndtering i form av rask varsling og tilstrekkelig dokumentasjon er dermed ofte helt avgjørende for entreprenørens økonomi og fortjeneste i prosjektet.

God endringshåndtering handler likevel ikke bare om å sikre entreprenørens krav. Tidlig informasjon gir også kunden mulighet til å velge mellom alternative løsninger og styre kostnader og fremdrift. Endringshåndtering er derfor helt sentral for rasjonell og effektiv gjennomføring av prosjekter, noe som igjen gjerne gir fornøyde kunder.

I denne artikkelen forsøker vi å gi noen praktiske råd om hvordan endringer bør varsles og håndteres. Rådene tar utgangspunkt i de vanligste entreprisestandardene: NS 8405-8407 og 8415-8417. Dere må likevel alltid sjekke hva som konkret er avtalt for det enkelte prosjekt.

1. Finn ut hva som faktisk er endret

For å kunne håndtere endringer på en god måte må dere først identifisere dem. En endring innebærer et avvik fra det som opprinnelig var avtalt. Typisk skal entreprenøren gjøre noe i tillegg til eller i stedet for det avtalte, eller kontraktsarbeidets karakter, kvalitet eller utførelse endres. Start derfor med kontrakten, tegninger og beskrivelser: Hva har dere forpliktet dere til å levere, og hva ber kunden nå om?

I totalentrepriser, der entreprenøren både prosjekterer og utfører arbeidet, må dere også vurdere om løsningen kunden ber om, allerede følger av kontraktens funksjonskrav. Hvis dere allerede er forpliktet til å finne en løsning som oppfyller disse kravene, er kundens ønske ikke nødvendigvis en endring. En instruks fra kunden kan likevel være en endring dersom den begrenser valgfriheten dere har til å bestemme hvordan arbeidet skal utføres.

Det er uansett ikke alltid klart om en instruks eller forespørsel fra kunden innebærer en endring, og partene vil ikke sjelden ha ulikt syn på spørsmålet. I slike tilfeller er det i praksis lurt å være føre var. Hvis dere er i tvil om det foreligger en endring og forholdet kan påvirke kostnader eller fremdrift, bør dere nok varsle om at dere mener det innebærer en endring. Hvis man først skal ombestemme seg, er det gjerne lettere å trekke et endringsvarsel som allerede er sendt enn å sende et varsel som burde ha vært sendt tidligere

2. Lag rutiner før endringen oppstår

God endringshåndtering starter allerede før instruksen eller forespørselen fra kunden.

Sørg for at prosjektteamet kjenner kontraktsarbeidet godt og vet hvor de skal finne gjeldende dokumenter, tegninger og beskrivelser. De som planlegger og utfører arbeidet, bør naturligvis ha en klar forståelse av hvilket arbeid som skal utføres og hvordan, og de bør vite hvem de skal melde fra til når de får nye ønsker, tegninger eller instrukser. Det holder ikke at prosjektlederen har full oversikt hvis informasjonsflyten til dem som møter endringen ute i prosjektet ikke er tilstrekkelig.

Avklar også hvem hos kunden som kan instruere eller utstede endringsordre, hvem hos dere som skal vurdere om det foreligger en endring og sende varsler, og hvor korrespondansen og dokumentasjonen skal lagres.

Ha gjerne en egen rutine for å registrere mulige endringer, også når det i første omgang er uklart om forholdet gir rett til tillegg i pris eller fristforlengelse. Noter hva som skjedde, når det skjedde, hvem som var involvert, og hvilke spørsmål som må avklares. Be om bekreftelse fra riktig person hos kunden hvis instruksen kommer fra noen med uklar myndighet.

3. Varsle skriftlig og raskt

En endring av kontraktsarbeidet skal etter kontraktsstandardene gis skriftlig i form av en formell endringsordre. Ordren skal gis av byggherrens/totalentreprenørens representant og beskrive hva endringen går ut på.

I praksis er partene likevel ikke alltid enige om hva som allerede følger av kontrakten. Kunden kan mene at en løsning ligger innenfor avtalen, mens dere oppfatter at den innebærer noe nytt. Kontraktsstandardene legger opp til at en beskjed på byggeplassen eller en revidert tegning kan utgjøre et pålegg som dere må følge selv om den ikke er utformet som en endringsordre, se for eksempel NS 8407 punkt 32.1.

Dere bør derfor ikke uten videre se bort fra en instruks bare fordi den ikke kom i form av en formell endringsordre. I noen tilfeller må entreprenøren, som nevnt, følge pålegget selv om det er uenighet om hvorvidt det utgjør en endring. Hvis dere mener at pålegget går utover det avtalte, bør dere varsle raskt og skriftlig på den måten kontrakten krever, og sende varselet til riktig mottaker. Ikke stol på at en avklaring på byggeplassen eller en kort omtale i et møtereferat automatisk oppfyller kontraktens varslingskrav. Slike avklaringer vil normalt ikke oppfylle kravene. Muntlige varsler og avklaringer kan dessuten være vanskelige å dokumentere i etterkant.

4. Varsle før dere har hele regnestykket

Ofte er det til å begynne med uklart hvilke konsekvenser en endring kan få. Ikke vent med å varsle til dere kan beregne kostnadene eller forsinkelsen nøyaktig. Det første varselet bør sendes så snart dere mener – eller har grunn til å mistenke – at det foreligger en endring eller et annet forhold som kan gi grunnlag for et krav.

Varselet bør kort beskrive hva som har skjedd, hvilken instruks eller aktivitet saken gjelder, og hvorfor dere mener forholdet avviker fra avtalen. Beskriv også, hvis det er grunnlag for det, hvilke følger forholdet kan få for pris og fremdrift, og hvilke avklaringer dere trenger. Hvis dere ennå ikke kan si noe om mulige følger for pris og fremdrift, kan dere opplyse at konsekvensene foreløpig er usikre og vil bli konkretisert senere.

Men husk å oppdatere kunden når dere vet mer. Et tidlig varsel erstatter ikke den videre oppfølgingen. De vanligste kontraktsstandardene stiller egne krav til at krav om fristforlengelse varsles uten ugrunnet opphold og senere begrunnes og spesifiseres. Enkelte krav om vederlagsjustering, blant annet knyttet til økte rigg- og driftskostnader, kan også kreve særskilt varsling, se for eksempel NS 8407 punkt 33.6.1 og punkt 34.1.3. Sjekk imidlertid alltid hvilken standard og kontrakt som gjelder for prosjektet.

5. Dokumenter kostnader mens arbeidet pågår

Knytt dokumentasjonen til den aktuelle endringssaken, slik at det er mulig å følge sammenhengen mellom endringen, arbeidet og krav. Registrer og dokumenter blant annet når arbeidet ble utført, hvilke personer og fag som var involvert, hvor mange timer som gikk med, hvilket materiell og hvilke mengder som ble brukt, hvilke maskiner som ble benyttet, og om eventuelle underentreprenører deltok.

Dokumenter også hva som faktisk ble gjort for å begrense kostnader og forsinkelse. Hvis personell ble flyttet til et annet område eller andre arbeidsoppgaver, noter når og hvorfor. Hvis et alternativ ikke var praktisk mulig, forklar hvorfor. Det er en fordel om det er mulig for en utenforstående å forstå dokumentasjonen senere, uten å måtte kjenne til alle muntlige avklaringer og avtaler som fant sted på byggeplassen.

Ta bilder og foreta målinger før arbeid blir tildekket eller forholdene endres. Hvis arbeidet senere ikke kan kontrollmåles, bør dere med rimelig varsel be kunden om en felles måling.

Samle dokumentasjon løpende, ikke først ved sluttoppgjøret. Det kan være vanskelig å rekonstruere hendelsesforløpet i ettertid, og tidsnære opplysninger gjør det enklere å vise hva som faktisk skjedde.

For arbeider som utføres på regning, stiller NS 8407 og NS 8417 som utgangspunkt krav om at spesifiserte oppgaver over påløpte kostnader leveres ukentlig, med mindre noe annet er avtalt. Se for eksempel NS 8407 punkt 30.3.1.

6. Vis hvordan endringen påvirket fremdriften

Hvis dere krever fristforlengelse, forklar konkret hvordan forholdet påvirket prosjektets fremdrift. Det holder sjelden bare å skrive at endringen «forsinket prosjektet». Beskriv i stedet hvilken aktivitet som ble rammet, når det skjedde, om arbeidet stanset eller ble flyttet, og hva dette betydde for resten av planen. En forsinket avklaring av armaturtype kan for eksempel påvirke bestilling og levering. Den praktiske virkningen avhenger imidlertid av prosjektets plan og av hvilke aktiviteter som kunne utføres i mellomtiden, og hvilke som ikke kunne det.

Sammenlign fremdriftsplanen før endringen med den faktiske fremdriften. Noter om en aktivitet ble skjøvet, om arbeid måtte utføres i en annen rekkefølge, eller om andre fag ble påvirket. Forklar sammenhengen mellom forholdet dere varsler om, og fristforlengelsen dere krever. Vurder også om dere kunne begrense konsekvensene, for eksempel ved å flytte personell til et annet område eller utføre en annen aktivitet mens dere ventet på avklaring. Dokumenter hva dere gjorde, og hvorfor et alternativ eventuelt ikke var praktisk mulig.

7. Følg saken gjennom kontraktskjeden og helt frem til sluttoppgjør og betaling

Et varsel fra underentreprenøren deres er naturligvis ikke automatisk et varsel fra dere til kunden. Hvis dere mottar et varsel fra en underentreprenør om at det foreligger en endring, må dere vurdere om forholdet også påvirker kontrakten oppover i kjeden og eventuelt selv varsle kunden.

Hvis endringsarbeidet må starte før prisen er endelig avtalt, er det en fordel å avklare skriftlig på forhånd hvordan endringsarbeidet skal honoreres, for eksempel basert på enhetspriser eller på regning.

Uenighet mellom dere og kunden kan gjelde om arbeidet utgjør en endring eller allerede er omfattet av kontraktsarbeidet, og hvilke konsekvenser endringen får for kostnader og fremdrift. Slik uenighet innebærer normalt ikke at arbeidet kan stanses. Standardkontraktene pålegger entreprenøren å utføre omtvistet endringsarbeid, jf. for eksempel NS 8407 punkt 35.1. Spørsmålet om vederlagsjustering og/eller fristforlengelse behandles da parallelt.

Det er likevel greit å huske på at entreprenøren i bestemte situasjoner kan kreve sikkerhet for betaling, se for eksempel NS 8407 punkt 35.1 tredje ledd. Hvis slik sikkerhet ikke stilles i tide, kan dere stanse arbeidet. En uberettiget stans kan få alvorlige konsekvenser for dere og for prosjektet, og dere bør derfor vurdere dette nøye før dere beslutter å stanse arbeidet.

Før overtakelse og sluttoppgjør kontroller at endringsloggen og sluttoppstillingen omfatter alle krav dere opprettholder, og at de er konkretisert.

Følg også opp foreldelse separat fra kontraktens frister for varsling og sluttoppgjør. Som hovedregel er foreldelsesfristen tre år fra dagen kravet tidligst kunne kreves betalt. I langvarige prosjekter kan derfor tidlige endringskrav foreldes før prosjektet er ferdig.

Kort oppsummert: 

Når kunden ber om noe annet enn det som er avtalt:

-              Sammenlign kundens ønske med kontraktsgrunnlaget, og avklar om det innebærer en endring

-              Registrer saken, varsle skriftlig og raskt til riktig mottaker, og konkretiser og oppdater kravet når dere vet mer

-              Dokumenter løpende kostnader, fremdriftsvirkninger og tiltak for å begrense konsekvensene

-              Følg opp varsler gjennom kontraktskjeden – varsler fra deres underentreprenører må videreføres til kunden

-              Håndter omtvistet endringsarbeid i tråd med kontrakten

-              Følg endringskrav og frister frem til sluttoppgjør, betaling og foreldelse

Husk at tidlig varsling og god dokumentasjon ikke trenger å skape konflikt. Det gir kunden bedre mulighet til å styre prosjektet, og dere et bedre grunnlag for å vise hva som ble endret og hvilke konsekvenser det fikk.